Wobec faktu, iż stawiennictwo w sądzie na wezwanie sądu celem przesłuchania w charakterze świadka jest obowiązkiem bezwzględnym, zarówno w postępowaniach cywilnych, jak i karnych, świadkowi na jego wniosek przysługuje zwrot kosztów stawiennictwa w sądzie, nawet jeżeli ostatecznie nie doszło do jego przesłuchania, a nadto usprawiedliwienie nieobecności w pracy. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja w której świadek stawił się na rozprawę mimo braku wezwania sądu – wówczas dla przyznania kosztów koniecznym jest jego fatyczne przesłuchanie. O tym w jaki sposób przygotować się do rozprawy jako świadek piszemy tutaj.
Zwrot kosztów stawiennictwa świadka w sądzie obejmuje:
– koszt utraconych zarobków;
– koszt przejazdów;
– koszt dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
– koszt noclegów;
– dietę.
W postępowaniu cywilnym kwestie te reguluje art. 277 kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 85-88a ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. W sprawach karnych natomiast kwestie te regulują w sposób tożsamy regulacje art. 618 a – 618 e kodeksu postępowania karnego.
Świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży – z miejsca jego zamieszkania do miejsca wykonywania czynności sądowej na wezwanie sądu – w wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu. Należy zwrócić uwagę, że nie zawsze czynności z udziałem świadka będą miały miejsce w budynku sądu – zdarza się, że świadek będzie przesłuchiwany np. na miejscu oględzin nieruchomości z udziałem Sądu. Górną granicę w/w należności w zakresie kosztów podróży stanowi wysokość kosztów przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Koszty te muszą mieć charakter rzeczywisty, dlatego jeżeli świadek faktycznie nie poniósł kosztów podróży – nie przysługuje mu żaden zwrot.
Uregulowania dotyczące podróży służbowych, do których odnoszą się w/w regulacje w zakresie zwrotu kosztów podróży świadka zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z w/w rozporządzeniem – świadkowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym z miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez świadka ulgi na dany środek transportu, bez względu na to z jakiego tytułu ulga przysługuje. W przypadku skorzystania przez świadka z własnego samochodu lub motoru, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Zgodnie z §2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – stawki za 1 km przebiegu pojazdu, prezentują się w następujący sposób:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900m3 – 0,89 zł;
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900m3 – 1,15 zł;
2) dla motocykla – 0,69 zł;
3) dla motoroweru – 0,42 zł.
Według tych samych zasad świadkowi przysługuje zwrot kosztów noclegu oraz utrzymania w miejscu wykonywania czynności sądowej. Koszty te muszą zostać przez świadka należycie wykazane.
W tym przypadku będzie również znajdowało się odniesienie do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wskazującego na granicę należności z tego tytułu. Stawką określającą należności z tego tytułu jest dieta. Jest ona przeznaczana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 złotych za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży – wyjazdu do powrotu- przyjazdu po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin- przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość zwrotu kosztów noclegu powinna być stwierdzona rachunkiem, ale nie może być ona wyższa za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
Świadkowi przysługuje zwrot zarobku lub dochodu utraconego z powodu stawiennictwa na wezwanie sądu. Wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach sądowych przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. W przypadku świadka pozostającego w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Górną granicę należności stanowi równowartość 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość, ustaloną według odrębnych zasad, określa ustawa budżetowa. Utratę zarobku lub dochodu oraz ich wysokość świadek powinien należycie wykazać. W tym celu świadek może przedstawić zaświadczenie od pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek zwolnienia pracownika z pracy na czas czynności z jego udziałem na wezwanie organu państwowego. Nie ma obowiązku wypłaty za ten czas wynagrodzenia dlatego obowiązek ten przechodzi na organ wzywający. Pracownik musi jedynie okazać pracodawcy wezwanie do stawiennictwa.
Jeżeli świadek został wezwany w tym samym dniu do kilku przesłuchań w różnych sprawach – zwrot kosztów stawiennictwa przysługuje mu tylko raz. Zwrot przyznawany jest na wniosek świadka złożony pisemnie w terminie 3 dni od daty zakończenia czynności lub ustnie do protokołu rozprawy. Jeżeli chcielibyśmy uzyskać zwrot kosztów przelewem na konto bankowe, wówczas we wniosku wskazujemy numer rachunku bankowego. Jeżeli decydujemy się na złożenie wniosku pisemnie np. z uwagi na konieczność zgromadzenia odpowiednich dokumentów, wówczas możemy pozyskać gotowy wzór wniosku w biurze obsługi interesantów danego sądu.
Przepisy w zakresie zwrotu kosztów stawiennictwa świadka stosuje się odpowiednio do osoby towarzyszącej świadkowi, jeżeli świadek nie mógł stawić się na wezwanie sądu bez opieki tej osoby.
Przepisów ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych oraz kodeksu postępowania karnego w zakresie zwrotu kosztów stawiennictwa świadka nie stosuje się do świadka zatrudnionego w organie władzy publicznej, jeżeli został powołany do zeznawania w związku z tym zatrudnieniem. Świadek taki ma możliwość ubiegania się o uzyskanie w/w należności na zasadach określających wysokość i warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.