Gdy ktoś z naszych bliskich umiera, często do załatwiania wszelkich formalności związanych z majątkiem pozostałym po zmarłym koniecznym jest wykazanie, że jesteśmy jego spadkobiercami. Samo powołanie się na okoliczność pokrewieństwa w odpowiednim stopniu czy też na istnienie testamentu, w którym zostaliśmy powołani do dziedziczenia, nie jest wystarczające. Konieczne jest pozyskanie oficjalnego dokumentu, który tą okoliczność potwierdzi zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem.
Istnieją dwie drogi pozyskania takiego dokumentu – przed notariuszem poprzez sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia lub przed sądem w drodze postępowania, w ramach którego wydawane jest postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
Dokumenty te nie określają kto nabywa jaki składnik majątku ze spadku, a jedynie wskazują kto i w jakim zakresie należy do kręgu spadkobierców po zmarłym (np. spadek po Janie Kowalskim nabywa dwójka jego dzieci po ½ każde z nich).
Uzyskanie notarialnego poświadczenia dziedziczenia jest jednym ze sposobów na formalne stwierdzenie nabycia praw do spadku. Należy w tym celu umówić spotkanie w kancelarii notarialnej. Jeśli chodzi o wybór kancelarii to jest on swobodny, nie występuje żadna rejonizacja związana czy to z ostatnim miejscem pobytu spadkodawcy czy też z położeniem majątku spadkowego. Notariusz sporządza protokół dziedziczenia oraz akt poświadczenia dziedziczenia, które są urzędowymi dokumentami potwierdzającymi nabycie spadku. Uzyskanie aktu poświadczenia dziedziczenia nie jest skomplikowane ani czasochłonne. Konieczne jest, jednakże spełnienie kilku warunków.
Po pierwsze w kancelarii notarialnej jednocześnie muszą stawić się wszyscy potencjalni spadkobiercy – zarówno testamentowi, jak i ustawowi. Po drugie, należy przedłożyć notariuszowi wszystkie niezbędne dokumenty – tj. akty stanu cywilnego (akt zgonu spadkodawcy i akty urodzenia spadkobierców, względnie akty małżeństwa spadkobierców, które pokażą zmianę nazwiska osób, które zawarły związek małżeński).
Zdarzają się również sytuacje, w których notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia mimo spełnienia w/w warunków. Zrobi to w sytuacji, gdy w sprawie toczyło się już bądź jest w toku sądowe postępowanie w przedmiocie stwierdzenia nabycia spadku po spadkodawcy lub został już wydany akt poświadczenia dziedziczenia w innej kancelarii notarialnej np. na wniosek innego ze spadkobierców.
Należy również mieć na uwadze, że uzyskanie notarialnego poświadczenia dziedziczenia będzie możliwe tylko w takich sytuacjach, w których między spadkobiercami nie zachodzi spór co do kręgu spadkobierców a czy też co do ważności ewentualnego testamentu. Co więcej, notariusz może poświadczyć dziedziczenie wyłącznie ustawowe lub na podstawie testamentów zwykłych (własnoręcznych, notarialnych i urzędowych). Akt poświadczenia dziedziczenia nie będzie zatem wydany w sytuacji, gdy mamy do czynienia z testamentami szczególnymi (wojskowymi, ustnymi, podróżnymi).
Jeśli chodzi o kwestię kosztów notarialnego poświadczenia dziedziczenia – koszt sporządzenia protokołu dziedziczenia to 100 zł, a aktu poświadczenia dziedziczenia 50 zł, przy czym, jeżeli poświadczenie dziedziczenia dotyczy zapisu windykacyjnego, to koszt aktu wyniesie 100 zł. Jeżeli w trakcie czynności następuje również otwarcie i ogłoszenie testamentu, to zostaniemy dodatkowo obciążeni obowiązkiem zapłaty 50 zł za sporządzenie protokołu z tej czynności. Opłatami objęte są również wypisy zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli się ich domagamy. Obecnie należy również zapłacić 5 zł za wpis do rejestru spadowego.