Na wstępie należy zaznaczyć, że w procedurach przed sądami (zarówno karnym jak i cywilnym), przed prokuratorem, przed organami administracji publicznej oraz przed komornikami, pismo nadane przesyłką poleconą za pośrednictwem tzw. operatora wyznaczonego uważa się za wniesione w dniu jego nadania. W przypadku nadania pisma przesyłką poleconą należy zawsze zabrać potwierdzenie nadania. Operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska.
Przykład:
Wojewódzki Sąd Administracyjny wezwał XYZ sp. z o.o. do uzupełnienia braków formalnych skargi poprzez uzupełnienie pełnomocnictwa i odpisu KRS. W piśmie wyznaczono termin 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Wezwanie zostało doręczone do XYZ sp. z o.o. w dniu 31 sierpnia 2017 r. Termin na odpowiedź upływa w dniu 7 września 2017 r. Dla zachowania terminu wystarczające jest nadanie pisma listem poleconym w dniu 7 września 2017 r. do godziny 23.59. Pismo musi zostać nadane w placówce Poczty Polskiej.
Istotnym jest to, że nadanie przesyłki w placówce innego operatora np. InPost, nie ma wpływu na zachowanie terminu. Na zachowanie terminu nie ma również znaczenia nadanie przesyłki za pomocą kuriera. W takim przypadku za datę wniesienia pisma zostanie uznana data doręczenia pisma za pośrednictwem innego operatora lub kuriera, a nie data jego nadania.
Przykład:
Stan faktyczny jak powyżej. Pismo zostało nadane w dniu 7 września 2017 r. przesyłką kurierską z gwarancją doręczenia w dniu następnym. Kurier wywiązał się z obowiązku i doręczył pismo w dniu 8 września 2017 r. W takiej sytuacji pismo zostało wniesione po terminie. Sąd odrzuci skargę, a tym samym sprawa zostanie przegrana bez merytorycznego rozpoznania.
Należy jednak zwrócić uwagę, że niekiedy w przepisach szczegółowych dotyczących np. postępowania przed NFZ lub w sprawach z zakresu zamówień publicznych, zachowanie terminu możliwe jest tylko wtedy jeżeli przesyłka dotrze do instytucji ostatniego dnia terminu. W takim wypadku konieczne jest skorzystanie z pracownika XYZ sp. z o.o., który powinien osobiście złożyć pismo na dzienniku podawczym. Skorzystanie z kuriera z gwarancją doręczenia jest ryzykowne, ponieważ może dojść do serii niespodziewanych wydarzeń, które uniemożliwią mu doręczenie przesyłki na czas. W takiej sytuacji termin nie zostanie zachowany, a firma kurierska będzie ponosiła wobec XYZ sp. z o.o. wyłącznie odpowiedzialność odszkodowawczą.
Przykład:
W sprawie o niezakwalifikowanie się do sieci szpitali, świadczeniodawca może wnieść protest w terminie 7 dni. Termin rozpoczyna swój bieg od dnia ogłoszenia listy w BIP w dniu 31 sierpnia 2017 r. Przepis szczególny ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych stanowi, że termin uważa się za zachowany jeśli przed jego upływem pismo zostanie doręczone do NFZ. W związku z tym, najpóźniej w dniu 7 września 2017 r. pismo musi trafić do organu. Pismo nadane w dniu 7 września 2017 r. przesyłką poleconą zostanie potraktowane jako wniesione po terminie.
Ze względu na różne sytuacje, które mogą wystąpić w niektórych procedurach, zawsze należy zapoznawać się z treścią pouczenia. W przypadku pism z sądu i z prokuratury, gdy XYZ sp. z o.o. jest reprezentowane przez adwokata lub radcę prawnego, nie będą one zawierać pouczenia. W takich sytuacjach należy skonsultować się z prawnikiem.
Sprawa obliczania terminów pozostaje co do zasady tożsamą w większości procedur, ponieważ wykorzystuje się do niej zasady liczenia terminów z Kodeksu cywilnego. Poniżej zaprezentowane są podstawowe sytuacje, z którymi można zetknąć się w praktyce.
1. Termin liczony w dniach. Warto zapamiętać, że przy obliczeniu terminu liczonego w dniach, nie bierze się pod uwagę dnia, w którym nastąpiło zdarzenia uzasadniające podjęcie określonej czynności w danym terminie. Przykładowo, wezwanie doręczono w dniu 31 sierpnia 2017 r. Termin na odpowiedź to 7 dni. Termin uważa się za zachowany gdy odpowiedź zostanie wniesiona w dniu 7 września 2017 r., ponieważ do obliczenia terminu nie wliczono dnia początkowego tj. 31 sierpnia 2017 r. Przykłady:
termin 7 dni – data doręczenia pisma – 31 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 7 września 2017 r., łatwo zapamiętać ponieważ jeżeli pismo z terminem 7 dniowym wpłynęło w czwartek to również w czwartek następnego tygodnia upływa termin,
termin 14 dni – data doręczenia pisma – 31 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 14 września 2017 r.,
termin 10 dni – data doręczenia pisma – 1 września 2017 r. – ostatni dzień terminu – 11 września 2017 r.
termin 30 dni – data doręczenia pisma – 1 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 31 sierpnia 2017 r.
2. Terminy liczone w tygodniach, miesiącach i latach. Termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. W tym przypadku bieg terminów oznaczonych w tygodniach, miesiącach, latach rozpoczyna się w tym samym dniu, w którym nastąpiło zdarzenie początkujące termin, a nie w dniu następującym po tym zdarzeniu, jak to ma miejsce w przypadku terminów oznaczonych w dniach.
termin tygodniowy – data doręczenia pisma – 31 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 7 września 2017 r. – Jak łatwo zauważyć, rozróżnienie sytuacji z terminem 7 dni a terminem tygodniowym nie ma większego znaczenia praktycznego,
termin dwutygodniowy – data doręczenia pisma – 31 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 14 września 2017 r., tak jak powyżej termin dwutygodniowy a termin 14 dni są ze sobą zbieżne,
termin miesięczny (proszę porównać z przykładem obliczenia terminu 30 dni) – data doręczenia pisma – 1 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 1 września 2017 r., tutaj należy zwrócić uwagę, że termin odpowiada dacie początkowej, warto zapamiętać kluczową różnicę pomiędzy terminem 30 dniowym a terminem miesięcznym,
termin miesięczny (drugi przykład) – data doręczenia pisma – 31 stycznia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 28 lutego 2017 r., ponieważ miesiąc luty nie ma 31 dnia, stąd dniem, w którym upływa termin będzie ostatni dzień miesiąca tj. 28 lutego,
termin miesięczny (trzeci przykład) – data doręczenia pisma – 31 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 30 września 2017 r., ponieważ wrzesień nie ma trzydziestego pierwszego dnia.
Należy zapamiętać, że zarówno w procedurze cywilnej jak i administracyjnej, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub niedzielę, wówczas termin ulega przedłużeniu do poniedziałku. Sobota i niedziela są traktowane jako dni wolne od pracy.
Przykład:
- Pismo z terminem 10 dni – data doręczenia – 31 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – 11 września 2017 r. (poniedziałek), zgodnie z powyższymi zasadami obliczania terminów wyrażonych w dniach, termin powinien upływać w dniu 10 września 2017 r. Jest to jednak niedziela, stąd termin jest przedłużony do poniedziałku.
- Pismo z terminem 10 dni – data doręczenia – 30 sierpnia 2017 r. – ostatni dzień terminu – również 11 września 2017 r., zgodnie z powyższymi zasadami obliczania terminów wyrażonych w dniach, termin powinien upływać w dniu 9 września 2017 r. Jest to jednak sobota, a kolejnym dniem jest niedziela, która również nie może być ostatnim dniem terminu. Stąd termin upłynie dopiero w poniedziałek. Dzięki temu można uzyskać dwa dodatkowe dni na podjęcie czynności.
Należy zapamiętać, że w przypadku procedury karnej, sobota nie jest uznawana za dzień wolny od pracy. Stąd, jeżeli ostatni dzień terminu przypada w sobotę, to pismo należy nadać przesyłką poleconą w sobotę. Pismo wniesione w poniedziałek zostanie uznane za wniesione po terminie.