W dniu 7 września 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy (k.p.) obejmująca swym zakresem również kwestię zasad wydawania pracownikowi świadectwa pracy oraz prostowania treści tego dokumentu. Z uwagi, że świadectwo pracy coraz częściej stanowi podstawę przyznania pracownikowi określonych uprawnień związanych z zatrudnieniem, jak również w związku z możliwymi negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy związanymi z niewydaniem lub wydaniem błędnego świadectwa pracy, zachęcamy do zapoznania się z poniższą analizą.

Pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy już w dniu, w którym stosunek pracy ulega rozwiązaniu a więc np. w dniu, w którym kończy się okres wypowiedzenia. Dotychczas wydanie świadectwa pracy miało nastąpić niezwłocznie w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Postanowiono więc zastąpić nieprecyzyjne określenie „niezwłocznie” konkretną datą, w której świadectwo pracy powinno zostać wydane. Tak jak do tej pory, pracodawca nie ma obowiązku wydania świadectwa pracy, jeśli zamierza nawiązać z pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Co istotne, ustawodawca rozwiał wątpliwości pracodawców związane z obiektywnym brakiem możliwości wydania świadectwa pracy np. gdy pracownik nie stawia się miejscu pracy lub odmawia przyjęcia świadectwa. W takiej sytuacji pracodawca w ciągu 7 dni od dnia, w którym wydanie świadectwa pracy powinno nastąpić, ma obowiązek przesłania świadectwa pracy pracownikowi za pośrednictwem listu poleconego lub doręczenia świadectwa w inny sposób, gwarantujący możliwość wykazania, że doręczenie to faktycznie nastąpiło.

Warto zwrócić uwagę na wydłużenie terminu, w którym pracownik może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy z 7 na 14 dni licząc od dnia otrzymania świadectwa. Zmiana ta była słuszna i miała na celu umożliwienie pracownikowi zorientowania się w jego sytuacji prawnej i złożenie odpowiedniego wniosku. Podkreślić należy, że termin na wystąpienie o sprostowanie świadectwa pracy, jest terminem prawa materialnego, który nie podlega przywróceniu, a jego upływ uniemożliwia sprostowanie. Zgodnie ze zmienionym §7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1289 z późn. zm.), pracodawca ma 7 dni na jego rozpatrzenie, od dnia wpływu wniosku o sprostowanie. W przypadku uznania wniosku za zasadny, pracodawca powinien wydać nowe, zmienione świadectwo pracy. Natomiast w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku pracownika, powinien on zawiadomić pracownika o tym fakcie. W takiej sytuacji, pracownik ma 14 dni (poprzednio 7 dni) od dnia otrzymania zawiadomienia pracodawcy, na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. Wskazany termin również jest terminem prawa materialnego. Sąd rozpoznaje sprawę w postępowaniu procesowym.

Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem art. 97 §21 k.p., pracownik zyskał także uprawnienie do wystąpienia do sądu o sprostowanie świadectwa pracy w przypadku gdy pracodawca nie odpowie na jego wniosek o sprostowanie. Pewne wątpliwości może budzić ustalenie, w jakim terminie pracownik powinien złożyć takie żądanie. Z pewnością należy podkreślić, że pracownik powinien odczekać na upływ 7 dni od dnia doręczenia pracodawcy wniosku o sprostowanie świadectwa. W dalszej kolejności należy zwrócić uwagę na brzmienie dodanego art. 971 §4 k.p., który do kwestii sprostowania świadectwa pracy nakazuje odpowiednie zastosowanie przepisów dotyczących roszczenia pracownika o wydanie świadectwa pracy, na wypadek gdyby pracodawca w ogóle nie wypełnił swojego obowiązku w tym zakresie. Stąd, przyjąć należy, że pracownik ma możliwość wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy w terminie, w którym jego roszczenie nie będzie przedawnione, a więc w terminie 3 lata od dnia, w którym pracodawca zobowiązany był rozpoznać jego wniosek o sprostowanie świadectwa pracy. Podkreślić należy, że bierność pracodawcy w znaczący sposób wydłuża termin na złożenie przez pracownika wniosku o sądowe sprostowanie świadectwa pracy.

Należy jednak zwrócić uwagę, że pracownik kwestionujący przyczynę rozwiązania stosunku pracy w związku ze złożeniem oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy lub bez winy pracownika powinien najpierw złożyć powództwo do sądu o uznanie rozwiązania za bezskuteczne lub o zapłatę odszkodowania (art. 56 k.p.). Uwzględnienie powództwa przez sąd nakłada bowiem na pracodawcę obowiązek sprostowania świadectwa. Natomiast domaganie się sprostowania świadectwa bezpośrednio przez pracodawcę, bez wszczęcia postępowania sądowego, uprawni go do odmowy sprostowania. W czasie rozpatrywania takiego wniosku złożonego przez pracownika, może upłynąć mu 21-dniowy termin na złożenie powództwa do sądu. Z powyższego wynika, że sprostowanie przyczyny rozwiązania stosunku pracy nie będzie możliwe bez przeprowadzenia postępowania sądowego, w którym przyczyna rozwiązania stosunku pracy zostanie zakwestionowana.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła również uprawnienie pracownika przysługujące mu na wypadek gdyby pracodawca odmówił w ogóle wydania świadectwa pracy. Pracownik może obecnie wystąpić do sądu z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Dotyczy to sytuacji, w której pracodawca istnieje i może zostać pozwany. Z żądaniem wydania świadectwa pracy można wystąpić przed upływem 3-letniego terminu przedawnienia. W wyroku uwzględniającym żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, sąd określa treść świadectwa pracy. Prawomocny wyrok zobowiązujący pracodawcę do wydania świadectwa pracy zastępuje to świadectwo.

W przypadku gdy pracodawca, który nie wydał świadectwa pracy przestał istnieć, albo z obiektywnych przyczyn nie można byłoby go pozwać o wydanie świadectwa pracy, wówczas pracownik może wystąpić do sądu z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Sąd rozpozna sprawę w postępowaniu nieprocesowym. Z żądaniem wydania świadectwa pracy można wystąpić przed upływem 3-letniego terminu przedawnienia. Prawomocne postanowienie ustalające uprawnienie do otrzymania świadectwa pracy zastępuje to świadectwo.

W dalszej kolejności wskazać trzeba, że niewydanie świadectwa pracy lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy, może powodować wymierne skutki finansowe po stronie pracodawcy. Po pierwsze, pracownikowi przysługiwać będzie roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie przysługiwać będzie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Dodatkowo niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem, za które inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może nałożyć grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.